一、建設(shè)背景

????隨著計算機和網(wǎng)絡(luò)的大量應(yīng)用，大量電子文件的產(chǎn)生和管理已經(jīng)是各單位急需解決的問題，而知識資源管理是營區(qū)信息管理的重要組成部分，也是單位信息管理的基礎(chǔ)，是未來的發(fā)展趨勢和發(fā)展方向。檔案是一個單位知識資源的核心部分，也是知識資源管理的最基礎(chǔ)部分。

????因此，要實現(xiàn)營院的知識資源的管理，首先要做好電子檔案的管理，才能以檔案管理為核心和基礎(chǔ)，逐步擴大和延伸管理范圍，最終實現(xiàn)知識資源的管理。

二、RFID技術(shù)應(yīng)用優(yōu)勢

????由于RFID采用的是無線射頻認別原理，它可以工作于各種惡劣的工作環(huán)境，可以穿透一定的障礙物識別，穿透性好;它還可以識別運動中的文件，且可以批量識別;RFID標(biāo)簽還可以反復(fù)擦寫數(shù)據(jù)信息，標(biāo)簽可以重復(fù)利用。RFID標(biāo)簽內(nèi)信息快速的上傳到營區(qū)信息系統(tǒng)進行綜合管理，可以避免人工操作可能發(fā)生的錯誤。

????采用RFID技術(shù)可對文件檔案進行固定的信息查詢與移動信息查詢、還可通過平臺管理，讀取檔案全部信息。

三、RFID電子檔案的特點

????1、信息的非人工識讀性;

????2、信息存儲的高密度性;

????3、信息與載體之間的可分離性;

????4、多種信息媒體的繼承性;

????5、系統(tǒng)依賴性。

四、功能介紹

1、統(tǒng)一檔案入口

????實現(xiàn)對不同類別的檔案進行標(biāo)準(zhǔn)化封裝處理，轉(zhuǎn)化為統(tǒng)一的入口文件，形成電子檔案的最小粒度“件”，以統(tǒng)一的格式進行存儲，并保證電子檔案的不可抵賴性和可追溯性。

2、采集管理

????根據(jù)檔案管理的規(guī)定，采用流程化方式對電子資料實施統(tǒng)一、規(guī)范的檔案管理。主要包括登記、歸檔、整理、移交、接收、保管、銷毀、查詢借閱、備份等整個生命周期的各環(huán)節(jié)管理，并能實現(xiàn)對流程各個環(huán)節(jié)的流轉(zhuǎn)痕跡進行記錄查詢等操作。

3、權(quán)限管理

????權(quán)限體系能夠適應(yīng)不同的組織機構(gòu)設(shè)置、適應(yīng)不同的管理模式。能夠?qū)崿F(xiàn)權(quán)限的分級管理、共享使用、分組共享、分別配置和臨時發(fā)放等。

4、精準(zhǔn)管理

????能夠?qū)ξ募?、文件盒及文件資料等物品實現(xiàn)集中、統(tǒng)一和精準(zhǔn)管理；實現(xiàn)文件基本信息的電子化登記，便于信息存儲、統(tǒng)計、查詢利用以及辦結(jié)處理等。系統(tǒng)采用指紋識別技術(shù)登錄，利用條碼對文件流轉(zhuǎn)交換信息進行集中管理，利用網(wǎng)絡(luò)、指紋身份識別等技術(shù)對所有工作人員投遞的文件進行全過程追蹤，能夠?qū)χ悄芪募裰械倪h端文件進行實時在位監(jiān)管，遠程精準(zhǔn)定位監(jiān)控文件狀況，實現(xiàn)遠程無人值守監(jiān)管。

5、自動盤點

?????系統(tǒng)對檔案資料進行全壽命周期管理，后臺自動記錄文件的借用與歸還日志；支持網(wǎng)絡(luò)化的查找與定位，提高工作效率；系統(tǒng)支持對檔案資料進行自動盤點，并生成相關(guān)統(tǒng)計數(shù)據(jù)。

6、實時查詢

????管理人員可以通過內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)對被監(jiān)管檔案的所屬單位、使用者、設(shè)備名稱、存儲位置、在位情況、使用情況以及歷史信息等進行實時查詢和管理。

五、總結(jié)

????系統(tǒng)有利于整合管控檔案及公文信息資源，實現(xiàn)統(tǒng)用統(tǒng)管；有利于利用信息技術(shù)管控檔案資料，及時掌握檔案動態(tài)，實現(xiàn)檔案管理工作智能化、自動化、科學(xué)化；檔案存放環(huán)境安全、便捷、高效、智能、互聯(lián)，快速處理突發(fā)事件，防范于未然，把控檔案分發(fā)、管理及安全保密業(yè)務(wù)工作，做到事前可知、事中可控、事后可溯；有利于節(jié)約成本、節(jié)約人力，降低工作量，提高檔案管控及保密工作效率，提升檔案管理信息化建設(shè)水平。